Η συγκέντρωση του πρωτότυπου αρχειακού υλικού (χειρόγραφα, φυλλάδια, MΜΕ, σπάνιες εκδόσεις, καταγραφές σε κασσέτες, βίντεο, ντοκυμαντέρ, κινηματογραφικές ταινίες, CD, φιγούρες, σκηνικά, κ.ά.) για το, υπό υλοποίηση, ψηφιακό αρχείο του Θ.Σ. είναι ο εντοπισμός των δημόσιων και ιδιωτικών συλλογών και αρχείων. Στην ουσία αποτελεί το πρωταρχικό μέλημα του προγράμματος, διότι πρόκειται για τον μοναδικό τρόπο υλοποίησης ενός ψηφιακού αρχείου που θα είναι σε θέση να εξυπηρετήσει αποτελεσματικά τον σκοπό της ύπαρξής του.
Τόσο στην Ελλάδα, όσο και στο εξωτερικό, υπάρχουν μουσεία (κυρίως λαογραφικά), και δημόσια και ιδιωτικά αρχεία και βιβλιοθήκες, που διατηρούν σημαντικό αρχειακό και συλλεκτικό υλικό. Ένας σημαντικός αριθμός από λάτρεις του είδους συγκέντρωναν από χρόνια υλικό, κινούμενοι αποκλειστικά από αγάπη για το συγκεριμένο θέαμα, που τους συνέπαιρνε στα παιδικά τους χρόνια και που θεωρούσαν ένα από τα χαρακτηριστικότερα δείγματα του νεοελληνικού λαϊκού πολιτισμού. Η δυσκολία να εντοπιστούν οι άνθρωποι αυτοί ή και οι κληρονόμοι τους απαιτεί μια εξαιρετικά επίπονη έρευνα, που θα ήταν αδύνατο να έχει αποτελέσματα χωρίς τη συνεργασία όσων πιστεύουν ανεπιφύλακτα στη χρησιμότητα του προγράμματος και είναι διατεθειμένοι να συμβάλουν στην υλοποίησή του.
Ιδιαίτερα πλούσιες είναι οι συλλογές και τα αρχεία πολλών καραγκιοζοπαικτών, ιδιαίτερα των παλαιοτέρων, οι οποίοι εκτός από την προσωπική τους παραγωγή σε φιγούρες, σκηνικά, αφίσες, καταγραφές για το έργο τους από τα ΜΜΕ, κλπ., φρόντιζαν συχνά να αποκτούν υλικό από άλλους ομοτέχνους τους. Το πρόβλημα στην περίπτωση αυτή συνίσταται στη γενική δυσπιστία που επικρατεί στον χώρο των επαγγελματιών, οι οποίοι με τον φόβο της πιθανότητας κλοπής των πνευματικών τους δικαιωμάτων παραμένουν ερμητικά κλειστοί στο θέμα της διάθεσης του υλικού που κατέχουν. ΄Ενας από τους κυριότερους στόχους του προγράμματος είναι να πειστούν ότι, η ψηφιοποίηση του προσωπικού τους υλικού συμβάλλει στην κατοχύρωση των πνευματικών τους δικαιωμάτων, ενώ παράλληλα αποτελεί ιδανικό τρόπο προβολής της συλλογής ή του αρχείου. Για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων, το Κέντρο Βυζαντινών, Νεοελληνικών και Κυπριακών Σπουδών προβαίνει, όπου απαιτείται, στην υπογραφή συμφώνου με το οποίο αναλαμβάνει την υποχρέωση να μη δημοσιοποιεί το ψηφιοποιημένο υλικό δίχως τη συγκατάθεση του νόμιμου κατόχου της συλλογής.
Για την καλύτερη προβολή του υλικού, το Κ.Β.Ν.Κ.Σ. δεσμεύεται να αναρτά ειδική ιστοσελίδα των δημόσιων και ιδιωτικών συλλογών και αρχείων που διατίθενται στην ψηφιακή τους μορφή. Επίσης, αναλαμβάνει, εξ ολοκλήρου, τη διαδικασία της ψηφιοποίησής του, εφόσον ζητηθεί από τον κάτοχο της συλλογής ή του αρχείου.
